Politique sur la protection des données
VSO s’engage à remplir ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des données de 1998. VSO s’efforcera de respecter la loi lors de la collecte et du traitement des renseignements personnels d’une personne, et répondra à toute demande d’une personne concernant l’accès à ses renseignements personnels, conformément aux dispositions de la loi. VSO utilisera les données seulement pour remplir ses fins et fonctions légitimes en tant qu’organisme de charité d’une façon qui ne nuit pas aux intérêts des personnes. VSO prendra toutes les précautions nécessaires lors de la collecte et de la saisie de données confidentielles. Le personnel de VSO fera tout son possible pour assurer l’exactitude, la sécurité et le traitement rapide des données.
En tant qu’organisme international de charité, la Fédération internationale VSO partagera ses données avec le personnel de VSO et ses partenaires outre-mer, mais s’assurera que tout le personnel est informé qu’il doit respecter la Loi sur la protection des données du Royaume-Uni lorsqu’il traite des données qui sont transférées outre-mer, à partir de Londres.
Tous les employés à temps plein ou à temps partiel de VSO et les bénévoles, doivent connaître les exigences de la Loi sur la protection des données lorsqu’ils recueillent ou traitent des données sur une personne. Ils ne doivent pas divulguer des renseignements, sauf avec le consentement de la personne concernée, ou lorsque cela est prescrit par la loi. Les données envoyées à des agences extérieures doivent toujours être protégées par un contrat écrit. La collecte et le traitement des données doivent s’effectuer en toute bonne foi.
Le personnel du Comptoir de la protection des données (situé dans le Bureau du directeur général) (ou directrice générale? – on parle ici du Bureau de Londres) doit tenir un registre de toutes les plaintes soumises par les personnes sur lesquelles portent les renseignements, et en assurer le suivi. Il doit également conserver un registre de toutes les demandes d’accès aux données. On disposera d’un référentiel de tous les énoncés de VSO sur la conformité à la Loi sur la protection des données, et de l’information concernant les contacts avec le greffier chargé de la protection des données. Cette information sera mise à la disposition du personnel et de la personne concernée, sur demande.
VSO informera les personnes concernées de tout traitement, divulgation ou transfert de données outre-mer qui ne répond pas aux fins de VSO, en s’assurant d’être bien compris. VSO assurera la mise à jour de l’inscription (maintenant appelée notification).
Principes qui régissent la protection des données décrites dans la Loi sur la protection des données.
Toute personne qui traite des renseignements personnels doit se conformer aux huit principes de bonne pratique applicables, qui stipulent ce qui suit :
Les renseignements doivent :
être traités de façon équitable et légitime
être traités à des fins restreintes
être pertinents et non démesurés
être exacts
être traités en respectant les droits des personnes concernées
être protégés
ne doivent pas :
être conservés plus longtemps que nécessaire
être transférés dans un pays sans protection adéquate.
